Circolare n. 2/2019 "sugli indicatori comuni relativi alle funzioni di supporto svolte dalle PA"

Ad esito della sperimentazione svolta dal Dipartimento, per il ciclo 2020-2022, il 30 dicembre 2019 è stata adottata dal Ministro per la pubblica amministrazione la circolare sugli indicatori comuni relativi alle funzioni di supporto svolte dalle pubbliche amministrazioni.

(In corso di registrazione)

Versione testuale del documento

Alle Amministrazioni ed Enti statali di cui all’articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165

    LORO SEDI

e p.c.    alla Conferenza Unificata

al Ministro per l’innovazione tecnologica e la digitalizzazione

al Ministro dell’economia e delle finanze

   LORO SEDI

Circolare

Oggetto:  Indicatori comuni per le funzioni di supporto delle Amministrazioni Pubbliche - ciclo della performance 2020-2022.

L’articolo 8, comma 1, lett. d) ed f) del d.lgs. 150/2009 individua, tra gli ambiti di misurazione e valutazione della performance organizzativa, la modernizzazione ed il miglioramento qualitativo dell’organizzazione e delle competenze professionali, nonché l’efficiente impiego delle risorse.

Al fine di dare piena attuazione a tale disposizione normativa e alle indicazioni contenute, a tal proposito, nelle LG n. 1/2017 e n. 2/2017, nel corso del 2019 il Dipartimento della Funzione Pubblica ha avviato, con alcune amministrazioni del perimetro di competenza del Dipartimento stesso, una sperimentazione avente ad oggetto l’utilizzo di indicatori comuni (d’ora in poi denominati “indicatori comuni”) utili a monitorare l’andamento delle cd. attività di supporto tipicamente svolte da tutte le amministrazioni.

Nel corso del 2020, il Dipartimento intende allargare la sperimentazione anche alle Regioni e agli enti locali previa stipula dell’accordo in sede di Conferenza Unificata previsto dall’articolo 16 del citato d.lgs. n. 150/2009. L’estensione riguarderà anche i piccoli comuni, e cioè quelli con popolazione fino a 5.000 abitanti, tenendo conto delle relative specificità organizzative con le indicazioni metodologiche che si renderanno eventualmente necessarie per adeguare l’utilizzo degli indicatori comuni ai diversi contesti.

La sperimentazione degli indicatori comuni avviata a dicembre 2018 ha previsto l’iniziale definizione di un set di 34 indicatori e il coinvolgimento attivo di oltre 20 amministrazioni. Sulla base delle analisi qualitative e quantitative delle risultanze, è stato individuato un elenco di 15 indicatori (Allegato 1) che meglio si prestano, nelle condizioni attuali, ad essere utilizzati dalle amministrazioni. Per l’impostazione della sperimentazione cfr. la nota metodologica pubblicata su Portale della performance disponibile all’indirizzo https://performance.gov.it/system/files/News/Indicatori%20comuni%20Versi....

Terminata la fase sperimentale, nell’ambito delle funzioni di promozione e coordinamento attribuite al Dipartimento dal dPR n. 105/2016, è adottata la presente  circolare al fine di fornire indicazioni in ordine all’utilizzo degli indicatori comuni, a decorrere dal 2020, nelle quattro aree elencate nell’Allegato 1: gestione delle risorse umane, gestione degli approvvigionamenti e degli immobili, gestione delle risorse informatiche e digitalizzazione, gestione della comunicazione e della trasparenza.

Si sottolinea che le amministrazioni possono utilizzarli, in tutto o in parte, all’interno del Piano della performance già a decorrere dal ciclo 2020-2022; si ritiene, infatti, che gli indicatori proposti possono essere particolarmente utili ai fini della misurazione di alcune dimensioni rilevanti della performance organizzativa complessiva delle amministrazioni pubbliche.

A prescindere dall’utilizzo o meno nel Piano, per le amministrazioni per le quali trova diretta applicazione il d.lgs. n. 150/2009, resta comunque ferma la necessità di assicurarne il monitoraggio all’interno dei sistemi direzionali in uso presso ciascuna amministrazione, coerentemente con quanto indicato nelle succitate linee guida del Dipartimento. Queste ultime, infatti, chiariscono che non inserire alcune aree di attività nel Piano non significa non controllarle, in quanto esse dovrebbero essere presidiate attraverso le informazioni provenienti dai sistemi direzionali o di controllo di gestione. Inoltre sono espressamente individuate fra le dimensioni della performance organizzativa lo stato delle risorse, l’efficienza e l’efficacia, per la misurazione delle quali possono sicuramente essere utilizzati gli indicatori proposti.

Qualunque sia la scelta operata dall’amministrazione in merito alle modalità di gestione degli indicatori comuni, i dati relativi al monitoraggio del loro andamento dovranno essere rilevati e trasmessi al Dipartimento della funzione pubblica secondo la seguente tempistica: entro il 31 gennaio di ogni anno dovranno essere comunicati i dati definitivi relativi all’anno precedente (2020 in sede di prima applicazione).

La trasmissione dei dati avverrà attraverso l’utilizzo di un applicativo online messo a disposizione dal Dipartimento sul Portale della performance.

Fabiana Dadone
 

Allegato 1

Area

Numero Indicatore (Rif. Precedente numerazione)

Nome indicatore

Formula di calcolo

Indicazioni di calcolo

Gestione delle risorse umane

1.1

Costo unitario della funzione di gestione delle risorse umane

Costo del personale addetto alla funzione gestione risorse umane / N. totale dei dipendenti in servizio

Numeratore
Personale addetto: occorre quantificare il personale addetto alla gestione delle risorse umane; la soluzione ideale (in un’ottica di full costing) sarebbe quella di individuare tutti gli addetti (sia nella sede centrale che nelle sedi periferiche e negli uffici decentrati)  alle attività di gestione risorse umane ad eccezione di coloro  che si occupano di formazione: infatti, non potendo ipotizzarsi che la formazione per dipendente sia eguale nelle diverse amministrazioni, bisogna non considerare al numeratore i costi della formazione (in caso contrario, a parità di costo di gestione in senso stretto, amministrazioni eroganti una maggiore formazione per dipendente verrebbero erroneamente giudicati come meno efficienti).
Costo unitario personale addetto:  è da intendersi il "costo del lavoro" unitario come da voce del Conto annuale, quindi comprensivo di IRAP.  Il costo deve essere quello di competenza nel periodo di riferimento, sia per gli enti in contabilità finanziaria che per quelli in contabilità economica.
Denominatore
Dipendenti:  va indicato il solo personale dipendente in servizio, sia a tempo determinato che a  tempo indeterminato, sia a tempo parziale che a tempo pieno, sia di ruolo che non di ruolo distaccato presso la propria amministrazione. 
In caso di amministrazioni in cui sia rilevante il numero del personale inquadrato con contratti diversi dal lavoro dipendente (collaboratori ecc.), e non sia possibile isolare il costo del personale che si occupa solo dei dipendenti si può calcolare l'indicatore ponendo al denominatore la somma del personale dipendente e del personale non dipendente.

1.2

Grado di attuazione di forme di organizzazione del lavoro in telelavoro o lavoro agile

N. di dipendenti in lavoro agile e telelavoro / N. totale dei dipendenti in servizio

Numeratore: i dipendenti in telelavoro vanno sommati a quelli in lavoro agile.
Denominatore: va considerato il solo personale dipendente in servizio, sia a tempo determinato che a  tempo indeterminato, sia a tempo parziale che a tempo pieno, sia di ruolo che non di ruolo distaccato presso la propria amministrazione.

1.3

Grado di copertura delle attività formative dedicate al personale

N. di dipendenti che hanno iniziato un'attività formativa nel periodo di riferimento / N. totale dei dipendenti in servizio 

Numeratore: un dipendente è incluso al numeratore dal momento in cui ha iniziato almeno un'attività formativa nel periodo di riferimento. Dalle attività formative devono essere escluse quelle relative alla formazione obbligatoria. Per essere inclusa nel calcolo,  la specifica attività formativa deve prevedere il rilascio di una certificazione/attestazione.

1.4

Grado di copertura delle procedure di valutazione del personale

N. di dipendenti che hanno ricevuto almeno un colloquio di valutazione / N. totale dei dipendenti in servizio

 Denominatore: si escludono i dipendenti non sottoposti a valutazione ai sensi del decreto legislativo n. 150/2009.

1.5

Tasso di mobilità interna del personale non dirigenziale

N. di dipendenti che hanno cambiato unità organizzativa / N. totale di personale non dirigenziale in servizio

Unità organizzativa: si intende quella di livello inferiore nell'organizzazione, vale a dire al di sotto del quale non esistono altre unità organizzative (ad es., servizio, ufficio, reparto o altra unità comunque denominata).

 

 

Area

Numero Indicatore (Rif. Precedente numerazione

Nome indicatore

Formula di calcolo

Indicazioni di calcolo

Gestione degli approvvigionamenti e degli immobili

2.1

Incidenza del ricorso a convenzioni CONSIP e al mercato elettronico degli acquisti

Spesa per l'acquisto di beni e servizi effettuata tramite convenzioni quadro o mercato elettronico / Pagamenti per acquisto di beni e servizi

Spesa: per gli enti in contabilità finanziaria, il riferimento è al pagato (cassa) e non all'impegnato; per gli enti in contabilità economica, sia al numeratore che al denominatore, vanno considerati i costi di competenza economica.

2.2

Spesa per energia elettrica al metro quadro

Costo per energia elettrica / N. di metri quadri disponibili

Metri quadrati disponibili: per il computo si rimanda alla circolare dell'Agenzia del Demanio n. 20494 del 2012.

Gestione delle risorse informatiche e digitalizzazione

3.1

Grado di utilizzo di SPID nei servizi digitali

N. di accessi unici tramite SPID a servizi digitali / N. di accessi unici a servizi digitali collegati a SPID

 Si fa riferimento ai servizi online ai quali è consentito l'accesso sia tramite SPID che con altri sistemi di autenticazione.

3.2

Percentuale di servizi full digital

N. di servizi che siano interamente online, integrati e full digital / N. di servizi erogati

Numeratore: per servizi "full digital" si intendono tutti quei servizi che consentono a cittadini e imprese di avviare e completare un servizio completamente online, utilizzando un'unica applicazione e senza richiedere procedure di stampa e/o scansione di documenti. 

Denominatore: nel computo dei servizi erogati vanno considerati quelli indicati nella carta dei servizi.

3.3

Percentuale di servizi a pagamento tramite PagoPa

N. di servizi a pagamento che consentono uso PagoPA / N. di servizi a pagamento

 

3.4

Percentuale di comunicazioni tramite domicili digitali

N. di comunicazioni elettroniche inviate ad imprese e PPAA tramite domicili digitali / N. di comunicazioni inviate a imprese e PPAA

 

3.5

Percentuali di banche dati pubbliche disponibili  in formato aperto

N. di dataset pubblicati in formato aperto / N. di dataset previsti dal paniere dinamico per il tipo di amministrazione

 Denominatore: il paniere dinamico di dataset è definito ed aggiornato da Agid al seguente indirizzo

https://www.dati.gov.it/content/rapporto-annuale-disponibilit-banche-dat....

3.6

Dematerializzazione procedure

Procedura di gestione presenze-assenze, ferie-permessi, missioni e protocollo integralmente ed esclusivamente dematerializzata (full digital)

 Tale indicatore assume valore “si” se almeno tre processi su quattro sono digitali, altrimenti assume valore “no”.

Gestione della comunicazione e della trasparenza

4.1

Consultazione del portale istituzionale

N. totale di accessi unici al portale istituzionale / 365

 

L’indicatore misura il numero di accessi medi giornalieri al portale istituzionale.

Numeratore: numero di accessi unici annuali al portale istituzionale.

Denominatore: numero di giorni annuali standard.

4.2

Grado di trasparenza dell’amministrazione

L’indicatore si calcola come rapporto tra punteggi associati alle attestazioni rilasciate dall'OIV

Numeratore: si considera la somma dei punteggi assegnati ad ogni singola cella della griglia di rilevazione dall'OIV (di cui alla delibera ANAC n. 141 del 2019).
Denominatore: si considera la somma dei punteggi massimi conseguibili per ciascuna cella.